Il vantaggio dei limiti

Una delle cose che maggiormente hanno cambiato la mia vita è stata il Bullet Journal. Si tratta di un sistema di organizzazione di note e appunti, che nasce per essere usato all’interno di un quaderno o blocco note ed è strutturato attorno a liste puntate. Di recente ne ho viste diverse versioni digitali per Notion, un’applicazione per la produttività che permette di organizzare tutto, e ammetto di esserne stato attratto. Mi sono dunque chiesto se valesse la pena fare un salto indietro e tornare a usare il digitale per organizzare tutte le mie cose, dalle idee personali ai progetti di lavoro fino agli impegni della giornata. E la risposta è stata no: il digitale non è meglio dell’analogico, per lo meno non sempre. E non lo è perché non ti pone limiti.

Digitale vs cartaceo

Le principali differenze fra digitale e cartaceo sono:

• Archiviazione: la limitatezza del cartaceo ci induce a riflettere maggiormente su quello che stiamo archiviando, e in questo modo diventiamo più selettivi. L’assenza di questo limite nel digitale ci porta ad archiviare qualsiasi cosa, rendendo così più difficile la ricerca, ma soprattutto riducendo la nostra capacità di selezione e analisi, in quanto non più necessaria.
• Disponibilità: il digitale è sempre a portata di mano, con il nostro iPhone, Siri o Alexa. Il notebook, per portartelo dietro, devi scegliere un modello tascabile, e comunque non puoi usarlo in determinati contesti in cui hai le mani impegnate. Inoltre, non ha alcuna forma di backup e non è accessibile se non ce l’hai dietro, mentre la maggior parte degli “emulatori” sono accessibili via web.
• Ricerca: ritrovare quello che hai archiviato in un sistema analogico è più complicato, ma solo perché richiede di pensare a una struttura organizzativa fin dall’inizio. Non puoi organizzare i contenuti dopo averli salvati, se non parzialmente. Ancora una volta, il limite imposto dal cartaceo ci spinge però a sviluppare un sistema per organizzare i contenuti così da sapere dove ritrovarli, mentre il digitale ci offre per lo più macro e micro strutture a cui adattare la nostra mente. La facilità di trovare tutto con una semplice ricerca elimina la necessità di “etichettare” quello che abbiamo archiviato, anche se non del tutto.

Il cartaceo mi sembra più adatto alla pianificazione, alla stesura di liste di cose da fare che hanno una durata nel tempo limitata, e in generale a tutte quelle note o appunti che richiedano un minimo di analisi e riflessione. Il digitale vince in tutto quanto la funzione di ricerca è fondamentale, o quando quello che stiamo archiviando richieda di essere condiviso, o ancora quando abbiamo la necessità di archiviare qualcosa senza usare le nostre mani.

Qualche esempio. Da un lato la lista delle cose da fare in giornata, sul mio buio, e dall’altro quella della spesa, condivisa con mia moglie. Da una le riflessioni per un progetto, e dall’altra le singole attività del progetto stesso (anche se non necessariamente). Da un lato le idee per un articolo, dall’altro la bozza dell’articolo stesso.

Digitale + cartaceo

Come da esempi precedenti, credo di aver trovato il mio equilibrio nell’uso di digitale e cartaceo riflettendo ogni volta su quale sia il luogo più adatto per salvare un determinato elemento. Più in generale, macro è cartaceo e micro digitale.

Proprio in settimana, per esempio, mi è scaduta la licenza per un software di mind mapping che uso da diversi anni soprattutto per scrivere le scalette degli articoli e dei libri a cui lavoravo. Prima di rinnovarla mi sono messo a cercare se fra i nuovi prodotti ce ne fosse uno migliore, e ne avrei anche trovato uno, minimalista e gratuito: che vuoi di più? Il vantaggio di questo tipo di software è che consentono di esportare la mappa in formato outline, così da avere una scaletta da seguire. Inoltre puoi inserire link, immagini e testo da utilizzare nel tuo scritto. Quando tutto questo non è necessario, carta e penna sono più che sufficienti. E anche meglio, perché mi aiutano a concentrarmi di più sui contenuti e sul singolo punto. Ed é così che alla fine ho deciso di non rinnovare la mia licenza.

Come scegliere fra cartaceo e digitale

Qui il punto non è più come scegliere, ma la necessità di scegliere di scegliere, che è poi il tema che affronto nel mio libro sul minimalismo. A livello personale, sto lavorando a una riduzione del numero di applicazioni che uso, cercando di privilegiare la carta o un suo surrogato (iPad + Apple Pencil) quando ho più bisogno di riflettere su quello che sto facendo. Nel caso dei miei libri, per esempio, faccio sempre una prima rilettura sull’iPad, annotando errori o cose che non funzionano, e una rilettura finale sulla bozza di stampa, dove trovo errori e problematiche di cui solitamente non mi sono accorto nella versione digitale.

In generale trovo che la limitatezza della carta sia un enorme vantaggio quando vuoi essere sicuro di usare al 110% le tue capacità cognitive. Siamo abituati a ritenere che la mancanza di limiti sia un vantaggio, mentre il più delle volte avere dei limiti ci aiuta a spremerci le meningi. E siccome questa è una cosa che sempre più raramente facciamo, ben vengano i limiti della carta.