Siamo così distratti dalla società in cui viviamo, che non abbiamo più il tempo per rendercene conto. Io, almeno, sono sempre pieno di cose da fare. Tu no? Dopo aver provato diverse app per smartphone e computer, quando ho iniziato a scrivere Vivere Intenzionalmente ho deciso di passare a carta e penna. Questi due strumenti, grazie a MIT e Bullet Journal, mi hanno tolto di dosso il peso di avere sempre mille cose da fare, e mi hanno aiutato a concentrarmi sulle cose importanti.

È infatti quando il gioco si fa duro che prendiamo carta e penna per fare la lista delle priorità. O sbaglio?

Quando ci sediamo a un tavolo con carta e penna, il nostro cervello imposta un atteggiamento diverso. Riflessivo. Concentrato. Selettivo.

Scrivere costa. Le carta è limitata. L’inchiostro pure. Non si può cancellare. Non si può rifare. Ogni lettera costa fatica scriverla, e per questo abbreviamo “per” con x o “più” con +, usiamo “vd” per vedi o degli asterischi per la cose importanti, e tracciamo righe per collegare fra di loro le cose. Combattendo ogni volta contro la natura pigra del nostro cervello, da un lato, e l’inconscio che ci sussurra di non sciupare le scarse¹ risorse che abbiamo, dall’altro.

I MIT

La soluzione a questo duplice problema, da una parte la società che ci distrae e dall’altra il nostro cervello che non ne vuole sapere di applicarsi alla nostra vita perché gli costa fatica, io l’ho trovata nel sistema dei MIT, abbreviazione dell’inglese most important task.

I MIT sono per natura “di carta”: limitati, richiedono analisi e concentrazione prima di essere messi nero su bianco, e ci spingono all’azione, specie quando siamo impanicati.

Ai MIT ho dedicato ampio spazio nel (per)corso che ho costruito per chi vuole vivere secondo le proprie intenzioni, la Sfida di Vivere Intenzionalmente. Per applicare i MIT alla propria vita, e per tenere il proprio diario, nel corso suggerisco di utilizzare la metodologia introdotta da Ryder Carroll con il Bullet Journal.

I vantaggi di scrivere a mano

Prima di approfondire il tema del BuJo, una nota sul perché scrivere a mani nude. Innanzitutto, questo tipo di attività ci consente di esprimere chi siamo davvero.

Mettere inchiostro sulla carta stimola una parte del nostro cervello che si occupa di filtrare le cose di cui ci dobbiamo occupare, dando più importanza a ciò a cui ci stiamo dedicando e aiutandoci a memorizzare quello che scriviamo.

In un’epoca in cui ci distraiamo mediamente una volta ogni 11 minuti sul lavoro (e non credo a casa sia molto meglio), spendendo poi 25 minuti per ritrovare la stessa concentrazione, avere solo carta e penna davanti a sé è un ottimo antidoto per riappropriarsi del proprio tempo.

A differenza di quando digitiamo lettere su uno schermo, scrivere implica un profondo coinvolgimento del nostro processo cognitivo. In poche parole, è molto più difficile pensare ad altro – cosa che facciamo per la metà del tempo – se stiamo scrivendo con una penna piuttosto che se stiamo digitando al computer.

Questo si traduce nella capacità di ricordare meglio quello che abbiamo scritto. Ed è qui che si incontrano MIT e BuJo: definire i nostri obiettivi con carta e penna all’interno di uno strumento che ci aiuta a organizzarli, consultarli e a esprimere la nostra creatività è il modo migliore per avere sempre presente la strada da percorrere.

Al netto di questi meccanismi sopra citati, la scrittura mette a nudo la nostra vita. Quando scriviamo emergono problemi che neppure sapevamo di avere, e troviamo soluzioni a cui non avevamo pensato prima.

Perché ci serve una struttura per organizzarci

Nel suo libro Driven to distracion il ricercatore Edward Hallowell identifica la malattia del nostro secolo: attention deficit trait (ADT).

Si tratta in realtà non di una vera e propria malattia, ma del risultato dello stile di vita moderno. Siamo ancora capaci di essere attenti, ragionare e risolvere problemi, ma è più facile arrendersi alle notifiche e alle opportunità che proliferano tutto intorno a noi.

In questo scenario, il Bullet Journal rappresenta un ottimo strumento per risolvere il problema di base. E lo è particolarmente perché Carroll l’ha sviluppato come antidoto alla ADD, questa sì una reale malattia (Attention Deficit Disorder) che distrae chi ne é colpito dalla propria vita.

Il Bullet Journal

Il Bullet Journal è un sistema per organizzare i propri impegni personalizzabile e clemente. Ti consente infatti di sbagliare e si adegua alle tue esigenze. Può trasformarsi in to-do list, sketchbook, diario, agenda, ma soprattutto è uno strumento per fare di più con meno.

Il BuJo è pensato per organizzare il presente, tenere traccia del passato e pianificare il futuro.

Esso si articola in:

• rapid logging: un modo di registrare qualunque cosa ci venga in mente, per averla sempre a portata di mano e organizzarla poi, sulla scia della GTD di David Allen;
• temi, date e indice: il BuJo organizza tutto in base agli argomenti di cui ci occupiamo, le date, e un semplice indice che riporta i numeri di pagina;
• pallini, eventi e note: ogni punto, i bullet da cui il nome, definisce un elemento del journal, da fare, fatto, spostato, semplice appunto, o evento da “calendario”. Ci sono poi altri elementi che consentono di indicare priorità, spunti da approfondire o da cui trarre ispirazione.

E questo è tutto. Il video seguente ne descrive per sommi capi il funzionamento

Tenere un “diario” come il bullet journal consente di espandere la nostra mente sfruttando da un lato i benefici della scrittura e dall’altro uno strumento che esclude le distrazioni.

A questo si associa il beneficio della revisione, che nel BuJo è costante ed è chiamata riflessione. Essa andrebbe pratica al mattino e alla sera, o meglio prima di iniziare la giornata e a consuntivo.

Carroll la chiama riflessione perché essa deve essere strettamente connessa ai perché di quello che facciamo. Idealmente, dovremmo tenere il BuJo a portata di mano durante tutto l’arco della giornata e scriverci sopra tutto quello che ci viene in mente, per fare decluterring della nostra mente e consentirle di concentrarsi sul qui e ora.

L’obiettivo delle riflessioni è essere certi che le cose che contano per noi continuino a contare anche mentre il mondo attorno a noi cambia. E questo ha profondamente a che fare con quello che scrivevo affrontando la necessità di aggiornare hardware e software della nostra mente.

Uno strumento per vivere (e lavorare) intenzionalmente

Ho inserito il BuJo all’interno del (per)corso di Vivere Intenzionalmente perché per me, da quando ho iniziato questo blog, è divenuto lo strumento per realizzare questo mio progetto.

Il BuJo è particolarmente adatto a ospitare i MIT. Il sistema dei most important task infatti si articola su più livelli:

• MIG, most important goal, da registrare nel future log, ossia nelle due pagine che offrono una visione d’insieme sugli obiettivi dei prossimi sei mesi;
• MIT mensili e settimanali, da organizzare nel calendario del mese, a fianco al quale raccogliamo tutte le cose da fare, dividendole per settimane;
• MIT quotidiani, da elencare negli spazi dedicati ai singoli giorni.

Guida al bullet journaling

Recentemente, Carroll ha rilasciato un’app per iPhone che ha un duplice obiettivo: funzionare da promemoria per le riflessioni e offrire una guida al bullet journaling. L’app consente anche di leggere gli articoli pubblicati sul blog, i quali solitamente contengono esempi di come altre persone stanno usando il BuJo, trucchi e consigli.

Apparentemente inutile, dopo averla iniziata a usare l’ho trovata molto pratica: essa infatti consente di avere a portata di mano il manuale di istruzioni per organizzare le nostre giornate. Inoltre, ogni notifica che ci ricorda di procedere con la nostra riflessione, quando aperta, offre una citazione che alle volte funziona come spunto per riflettere letteralmente su quello che stiamo cercando di raggiungere nella nostra vita.

All’interno dell’app non è possibile segnare come compiuta una riflessione se è passato troppo tempo da quando abbiamo ricevuto la notifica. Cosa che invece puoi fare con qualunque altra app per sviluppare buone abitudini. Questo significa che devi impegnarti per decidere quando condurre la tua revisione e consumare il rito quando esso è programmato, altrimenti perdi l’occasione di leggere la citazione del giorno e registrare l’avvenuta riflessione.

Sembra una cosa stupida, ma questo meccanismo sfrutta la struttura delle abitudini – innesco, svolgimento e premio – per aiutarci ad adottare la revisione quotidiana delle nostre intenzioni di vita.

Come organizzare la propria vita con pochi piccoli spunti

Organizzare la nostra vita in piccoli obiettivi, i MIT, ci aiuta a mantenere il ritmo per realizzare i nostri progetti, e il Bullet Journal è il metodo che ci consente di organizzare e gestire le cose importanti senza farci risucchiare dal vortice dei rumori di sottofondo.

Nell’uso combinato di MIT e Bullet Journal credo di aver trovato il mio equilibrio fra una piena attenzione a quello a cui scelgo di dedicarmi e un’organizzazione che mi aiuta a pianificare e realizzare i miei progetti. Mindfulness e produttività.

Per questo ho inserito sia i MIT che il Bullet Journal all’interno della Sfida di Vivere Intenzionalmente, attraverso la quale voglio condividere con te il percorso che ho condotto per imparare a organizzare la mia vita, identificare le priorità e imparare a realizzare i miei progetti.