I pilastri della gestione del tempo

Gestire il tempo in modo da avere sempre il tempo di dedicarti a ciò che desideri è possibile. Difficile, ma possibile. Si tratta “solo” di mettere dei punti fermi a partire dal fatto che il tempo è finito e non puoi averne di più di quanto tu ne abbia.

Chi fa un uso pessimo del tempo che gli è stato messo a disposizione spesso è tra coloro che si lamentano di avere poco tempo. Jean de la Bruyere

Il time management non è una battaglia contro il tempo. È un’arte, che apprendi con la pratica e solo attraverso questa impari ad applicare.

Essa si basa su alcuni punti fermi. Ogni esperto ha i suoi. Io – che non sono un esperto, ma mi interesso parecchio di questa roba – ho individuato i miei nei seguenti:

• tracciare tutto il tempo che spendi;
• distinguere fra cose importanti e urgenti;
• pianificare i tipi di tempo che hai a disposizione;
• vivere intenzionalmente ogni momento.

Questi quattro pilastri definiscono dei rituali concreti a cui mi sottopongo ogni volta che sento la vita sfuggirmi di mano.

Flashback

Quando assisti alla nascita del tuo primo figlio, non hai la più pallida idea di come il tuo tempo stia per collassare. D’un tratto, hai sempre un sacco di faccende da sbrigare e mai il tempo di dedicartici.

La nascita è una magia dalle conseguenze imprevedibili. Mia figlia ha mandato a carte quarantotto tutti i miei piani senza che neppure avessi il tempo di rendermene conto.

Se sei allenato, però, prima o poi riesci a prendere fiato, come il pugile che sfugge dall’angolo di cui ti ho raccontato nel post su come reagire, quando non sai più come uscirne.

Così, dalla sera alla mattina, mi sono ritrovato a ripartire da zero. Per farlo, ho cominciato mettendo dei paletti alla mia gestione del tempo.

I quattro pilastri della gestione del tempo

Quella che segue è la metodologia che ho provato sulla mia pelle e che con me ha dato ottimi frutti. Ce ne saranno anche altre, ma questa funziona per la mia vita e quindi magari può tornare buona anche a te.

La cattiva notizia è che il tempo vola. La buona notizia è che tu sei il pilota. Michael Altshuler

Tracciare il tempo

Il punto di partenza per gestire in modo migliore il proprio tempo è tenere traccia di come lo spendi, questo tempo. Non c’è altro modo di sapere quanto tempo hai a disposizione per ogni singola attività.

Il totale delle ore che puoi spendere ogni giorno è 24. Non 24 meno quelle che dormi, perché quelle 6, 7 od 8 ore di sonno che incameri ogni notte sono parte di un progetto più ampio e vanno programmate pure quelle.

Prova a tracciare il tempo che spendi in ogni singola attività per una settimana. Io l’ho fatto e così mi sono accorto che non mi stavo dedicando a sufficienza ad attività che mi avvicinassero alla realizzazione del mio sogno, quello cioè di leggere tutti i libri del mondo e raccontare agli amici le cose più interessanti che scopro. Da quell’epifania è germogliato questo blog.

Tracciare il tempo speso da quando ti alzi a quando vai a dormire ti consentirà di:

• stimare correttamente quello che sei in grado di realizzare in una giornata;
• pianificare al meglio quello che ti sta a cuore;
• creare dei margini, dei cuscinetti di tempo, per garantirti di riuscire a realizzare davvero quello che hai pianificato, così da trovare l’integrità necessaria a proseguire verso i tuoi obiettivi.

Definire importanze e urgenze

Lo studio della matrice di Eisenhower è fondamentale per definire l’approccio ai tuoi impegni e progetti. Osserva i quadranti del grafico qui sotto.

Segnati tutte le attività che devi o desideri svolgere. Alcune saranno importanti e urgenti, e le affronterai subito (Priorità 1); altre solo importanti, e ti ci dedicherai più che puoi, perché è in queste che sei in grado di generare valore (P.2); altre ancora non saranno importanti, ma solo urgenti, e cercherai di delegarle il più possibile proprio perché non sono importanti (P.3); infine, quelle né importanti né urgenti, per le quali non avrai tempo (P.4).

Ti ricordi che “non ho tempo” è una balla? Prova a sostituire nella matrice di Eisenhower il concetto di importanza con quello di tempo disponibile.

All’inizio dovrai definire urgenze e importanze ogni mattina, ma piano piano quest’esercizio diverrà un’attività mentale automatica e non avrai più bisogno di riempire fisicamente la matrice. Salvo quando ti troverai di nuovo in mezzo alla bufera e avrai bisogno di una scialuppa di salvataggio.

Pianificare ogni tipo di tempo

Ognuno di noi ha a disposizione diversi tipi di tempo. Individua i tuoi. Ti faccio il mio esempio:

• tempo per la famiglia;
• tempo per gli amici;
• tempo per i progetti personali;
• tempo per il riposo;
• tempo per il lavoro;
• tempo per gli hobby.

Ognuno di questi tempi va pianificato nei dettagli. Quindi per esempio il mio progetto per questo blog prevede di leggere, scrivere, editare, pubblicare e condividere quello che scrivo e ognuna di queste attività è pianificata all’interno della mia settimana.

A volte la pianificazione salta. Va bene così: gli imprevisti fanno parte della vita. Quando succede, ho imparato a non scompormi, lasciar passare la bufera e concentrarmi sul timone.

Se non decidi a priori quando occuparti delle cose importanti, finisci con l’essere travolto dalle urgenze e dedicarti solo a queste ultime.

Pianificare i tempi a disposizione non è poi così difficile. Basta definire gli obiettivi della giornata e poi dedicarti a essi come prima cosa. Io ho trovato molto utile seguire il metodo MIT. Oh, non è facile, è un casino, ma l’importante è vivere intenzionalmente ogni giorno che hai a disposizione.

Un trucco per non perdere di vista i tuoi obiettivi è prenderti cinque minuti prima e dopo ogni attività per determinare l’obiettivo da raggiungere e se l’hai raggiunto. Solo se riesci a portare a termine gli obiettivi che ti poni trovi quella integrità necessaria a realizzare i tuoi sogni.

Vivere intenzionalmente ogni momento

Questa è la parte più e meno complicata al tempo stesso. Dedicarti al cento per cento a quello che stai facendo è un atteggiamento che determina non solo il tuo successo in una singola specifica attività, ma anche il tempo a tua disposizione. Perché più ci metti a fare una cosa, meno tempo ti rimane per le altre. E più sei concentrato, meno tempo ogni attività ti richiede.

Per non parlare dei benefici di questa cosa. Perché se a un concerto registri un video, per esempio, del concerto ti rimane il video, ma se ti godi il concerto, ti rimane il godimento che nel video non c’è.

Imparare a meditare e scoprire perché farlo mi ha aiutato a eliminare le distrazioni che mi portavano via tempo. Trovare il coraggio di vivere intenzionalmente ogni momento della mia vita è stato difficilissimo, ma ne è valsa la pena.

Qualche esempio delle implicazioni di questo atteggiamento:

• ho confinato i social network e le email in momenti specifici della giornata;
• ho eliminato le notifiche da ogni dispositivo, con poche eccezioni per appuntamenti del calendario e promemoria;
• utilizzo per le mie attività strumenti che fanno una sola cosa e la fanno bene, come scrivere con l’iPad e leggere su libri di carta, opportunamente hackerati.

La relatività del tempo

Siamo abituati a dire di sì a ogni proposta che stuzzica la nostra attenzione, anziché abbracciare solo ciò a cui vogliamo dedicarci per davvero. È per questo che spesso ci ritroviamo a mentire a noi stessi dicendo “Non ho tempo”.

Non puoi fare tutto quello che ti segni. Quindi, comincia a dire di no a ciò che non è importante.

Accanto alla nobile arte del fare le cose, c’è la nobile arte del lasciare le cose non fatte. Diventare saggi significa eliminare tutto ciò che non è essenziale. Lin Yutang

Se hai dei dubbi in proposito, prova a rispondere alle 13 difficili domande che io stesso mi sono posto per capire chi sono davvero.

Tu sei la cosa più importante a cui dedicarti. E quando scrivo tu, intendo tu con la tua famiglia, i tuoi amici, le attività che danno un senso alla tua vita.

Ogni giorno ti costa 24 ore. Se non le spendi per ciò che conta significa che t’importa poco della tua vita.