Digital decluttering

Quando parliamo di minimalismo non ci immaginiamo che esso possa offrirci un vantaggio anche in relazione al nostro uso dei dispositivi digitali e delle app con cui abbiamo a che fare tutti i giorni. Eppure, spendiamo la maggior parte del nostro tempo con questi dispositivi. In una giornata lavorativa infatti stiamo mediamente cinque o sei ore al nostro computer, se ci va bene, e almeno un paio di ore con l’iPhone in mano. Come nel mondo reale, così anche nel digitale, però, accumulare oggetti e distrazioni è più facile che evitarlo. Il rovescio della medaglia è che poi tutti questi dispositivi e app non fanno altro che bombardarci di notifiche e distrazioni. Di seguito ho raccolto alcuni spunti per fare un po’ di decluttering digitale, una tappa fondamentale nella sfida di vivere intenzionalmente.

1. Governare l’email

Uno degli strumenti più utili e più dannosi al contempo per la nostra esistenza digitale è l’email. Ogni giorno infatti riceviamo una quantità di messaggi che va oltre la nostra percezione. Per un professionista possono essere più di duecento. Il modo migliore per gestire l’email è limitare il numero di account a uno, o al massimo due, uno per lavoro e uno per la vita privata.

Usando Gmail è possibile ricevere messaggi da diversi altri account e rispondere dall’indirizzo a cui il messaggio è stato inviato, così da evitare la necessità di chiudere gli altri account che abbiamo. Con Boomerang per Gmail è possibile inoltre mettere in pausa il nostro inbox, evitando di ricevere messaggi per un periodo di tempo a nostra scelta. Così è più facile limitare le distrazioni quando apriamo l’email per un qualche motivo. Io per esempio blocco l’arrivo di nuovi messaggi così da limitare la consultazione della mia posta elettronica a due o tre volte al giorno, e poi mi concentro sul lavoro da fare. Processare tutte le email ricevute in un unico momento inoltre mi aiuta a ridurre il tempo speso all’interno della posta elettronica.

Per tenere l’email pulita, è buona cosa cancellarsi dalla newsletter che non leggiamo e marcare come spam il tipo di messaggi che non vogliamo ricevere, anziché limitarci a cancellarli. Una volta mi cancellavo da tutte quelle newsletter che ricevevo senza averle richieste, ora invece le metto direttamente in spam.

Disabilitare le notifiche da desktop e cellulare è il modo migliore per imparare a usare l’email per quello che ci serve anziché farci dettare l’agenda da quella.

2. Social network

A conti fatti, sono più le distrazioni che i vantaggi che otteniamo dallo spendere il nostro tempo all’interno dei social network. Essi rappresentano la nostra nicotina digitale. Per limitare le distrazioni che questi ci procurano è bene disabilitare ogni tipo di notifica e cancellare le app dal telefono, limitando il nostro uso dei social network al computer o tablet. Questo semplice gesto ci restituisce una quantità di tempo che non sapevamo di avere. Personalmente, non ho più app dei social sul telefono, ma solo app specifiche che mi consentono di condividere sui social, ma non di consultare le mie timeline.

3. News

Fra RSS, social, TG, siti internet e via dicendo, siamo bombardati da un sacco di notizie di cui ci importa poca o nulla. Il modo migliore per leggere di ciò che ci interessa è iscriversi a newsletter che ci offrono i contenuti a cui siamo interessati quando abbiamo intenzioni di leggerli. Good Morning Italia e Business Insider, pur con i loro limiti, offrono un ottimo servizio, e quasi tutti i giornali oggi hanno il loro, anche se non tutti.

Combinare RSS ed email è un altro buon modo di ricevere solo le informazioni a cui siamo interessati. Possiamo per esempio selezionare solo una sezione di un sito e ricevere così solo le informazioni che vogliamo quando vogliamo, combinando gli RSS con servizi come IFTTT, che personalmente utilizzo per ricevere email con gli articoli sul mondo delle startup. A quel punto, è possibile applicare filtri più specifici direttamente con IFTTT o Gmail per ricevere per esempio solo articoli che trattino di un nostro cliente o di una nostra azienda, pubblicati da determinati siti, eventualmente collezionandoli all’interno di una cartella così da non averceli nella posta in arrivo e decidere di consultarli tutti insieme in un dato momento.

4. Il tempo della lettura

Oltre ai libri, due app che uso molto frequentemente per informarmi e documentarmi sono Instapaper ¹ e Blinkist. La prima mi consente di farmi leggere gli articoli che ho messo da parte mentre guido o corro, mentre la seconda mi offre riassunti da leggere o ascoltare tratti da testi sugli argomenti legati ai miei interessi. L’importante, per me, è definire un momento della giornata da dedicare alla lettura, una delle componenti fondamentali della regola delle cinque ore.

5. Meno app

I nostri dispositivi hanno sempre più spazio e per questo tendiamo a riempirli con diverse app. Spesso usiamo più app per svolgere attività correlate fra loro. Quello a cui invece dovremmo tendere è usare meno app possibili, per esempio scegliendo di utilizzare quelle che più ci piacciono o quelle che ci consentono di fare più cose. Io, per esempio, da un annetto utilizzo solo Ulysses per la mia attività di scrittura, vale a dire sia per prendere note che per scrivere articoli, blog post, e libri.

6 Unfollow

Con più persone seguiamo e più amici abbiamo sui social, più le nostre bacheche si riempiono di cose a cui non siamo interessati e che ci distraggono. Succede su Facebook, su Twitter, su LinkedIn, più o meno ovunque. Per quanto paradossale possa sembrare, solo limitando il numero di connessioni che hai sei in grado di dare un senso a quelle timeline. Nel mio caso, ho rimosso la maggior parte delle persone che seguivo su Twitter, mentre accetto amicizie su Facebook e LinkedIn più che altro per dare maggior diffusione a quello che scrivo, perché di fatto ho smesso di usare a livello personale queste piattaforme, pur continuando a sfruttarle per lavoro.

7. Definire dei limiti

E perché no? Il digitale ci offre sempre più spazio, e per questo tendiamo a riempirlo. Perché non fare il contrario, limitando a prescindere lo spazio a nostra disposizione? Così quello che succede è che siamo costretti a scegliere e valutare bene quello a cui destiniamo il nostro spazio, e il tempo speso per acquistarlo. Questa riflessione l’ho svolta quando sono passato da un iPhone con 128 GB di memoria a uno con 64GB. All’inizio mi sembrava impossibile tenerci dentro tutto quello che volevo, invece con il tempo ho imparato a fare un uso consapevole dei miei spazi digitali, evitando la spazzatura che si accumula in posti come WhatsApp, Facebook, Dropbox e via dicendo.

8. Gestire le password

Ci sono app che consentono di memorizzare un’unica password e con quella accedere a tutti i servizi che abbiamo. Cioè, tecnicamente ci ricordano loro le password che abbiamo creato, o hanno creato loro per noi. Così noi dobbiamo solo ricordare una password, e il gioco è fatto. Io uso 1Password.

9. Carta e penna

Ho imparato che usare un’agenda per scrivere le cose da fare e organizzare il lavoro di ogni giorno aiuta a concentrarsi su quello che è importante, eliminando il superfluo che costa fatica e occupa spazio. Utilizzando le metodologie Bullet Journal e MIT sono riuscito a combinare mindfulness e produttività. App e strumenti digitali ne conosco a bizzeffe, ma mi sono reso conto che questi sono utili solo per accumulare cose da fare. Quando non hai limiti fisici infatti sei portato ad ammassare.

10. Ripulire i desktop

Sul desktop del mio computer, così come su quello del mio iPhone, non ci sono app né oggetti se non raramente. Così anziché usare quello che mi trovo davanti mi dedico a quello che ho scelto di fare. Questo mi consente di sfruttare il desktop per quello che è, ovvero una scrivania dove tenere sotto gli occhi quello su sui v4ogliamo lavorare. Questa riflessione mi ha portato, per esempio, a liberare il desktop del mio iPhone e a mettere tutte le app in due cartelle. Ora, siccome ogni volta che apri una cartella, questa si presenta con 9 app, ecco che al contempo ho imparato a organizzare le mie app così che quelle che mi si presentano quando apro una cartella siano sempre quelle che voglio usare, ovvero quelle per la lettura e la scrittura.

11. Bloccare gli sconosciuti

Sul mio iPhone ho installato un’app che si chiama Truecaller e che è in grado di identificare call center e affini quando chiamano, così posso evitare di rispondergli. Se qualcuno sfugge al controllo, blocco il singolo numero con la funzione interna dell’iPhone e lo segnalo all’interno del network di Truecaller.

12. Ridurre il tempo degli schermi

Monitorare il tempo che spendo sul mio iPhone, grazie ad app come Moment, mi dà maggior consapevolezza di come io spenda il mio tempo. Limitare la mia dipendenza da iPhone è divenuto per me importante quando mi sono reso conto che ogni giorno spendevo circa tre ore con lo smartphone in mano. Molta parte di questo tempo lo uso per lavoro, quindi eliminare lo smartphone sarebbe impossibile, ma imparare a fare un uso intenzionale della tecnologia è divenuto uno dei miei obiettivi primari.

13. Lontando dagli occhi, lontano dalla testa

Mettere l’iPhone in modalità silenziosa e lontano dal mio guardo mi aiuta a concentrarmi su quello che sto facendo. E così è per ogni oggetto: per questo cerco di avere sempre il tavolo vuoto quando lavoro.

A ognuno il suo

Pensare a come costruire il mio minimalismo digitale mi ha aiutato a riflettere su come molti degli strumenti e app che usiamo ogni giorno siano stati costruiti per catturare la nostra attenzione e cosa possiamo fare per evitare che essa sia alla mercé degli altri. Una piccola rivincita me la sto prendendo utilizzando la colonna sonora di Monument Valley, un giochino per iPhone particolarmente bello e intelligente, ma anche particolarmente bravo a generare dipendenza, come colonna sonora per quando scrivo. Osservare con consapevolezza i prodotti che ci generano dipendenza ho compreso che ci aiuta ad hackerare il nostro cervello in senso positivo, ovvero ci insegna come sfruttare le tecniche del nemico a nostro favore.

1. In conseguenza della GDPR è momentaneamente irraggiungibile senza un proxy, per cui per il day by day al momento sto utilizzando Pocket, una valida alternativa. ↩