9 semplici hack per gestire al meglio il tuo tempo

È una scomoda verità, ma te la devo raccontare. Non sei in grado di portare a termine tutto quello che hai stipato nella tua agenda. Rassegnati, il tempo è finito: devi scegliere.

Questa è la più importante lezione di time management. L’ho appresa da mio nonno Aurelio quando avevo poco più di otto anni. Ogni sabato mi portava in libreria per comprare un libro nuovo. Io arrivavo in cassa con in mano sette od otto volumi, ma lui era rigoroso: sapeva che non avevo il tempo di leggerli tutti e mi obbligava a scegliere.

Il dilemma dell’imprenditore

Randi Zuckerberg, imprenditrice prima ancora che sorella di Mark, ha individuato cinque aree di interesse che consumano il nostro tempo in maniera conflittuale:

• curare le amicizie;
• godersi la famiglia;
• prendersi cura di se stessi;
• sviluppare un’impresa;
• dormire.

Ne puoi scegliere tre, secondo Randi, non di più.

Tutti noi abbiamo almeno una startup: noi stessi. Per questo motivo, ti basta sostituire all’impresa di cui parla Randi la tua attività professionale e vedi che la “regola” funziona pure per te.

Come trovare tempo per se stessi

Di seguito ho riassunto alcune buone pratiche per hackerare il proprio tempo e di cui tratto in maniera più approfondita nel libro sul tempo che sto scrivendo (iscriviti alla mailing list per essere avvisato quando esce).

1. Limita il tempo che hai
2. Compila una lista dei no
3. Riposati e ricaricati
4. Pesa il tuo tempo
5. Definisci l’output del tuo tempo
6. Elimina le notifiche
7. Prevedi l’imprevedibile
8. Inizia dalle cose importanti
9. Mai due volte la stessa cosa

1. Limita il tempo che hai

A dire il vero, il tempo a tua disposizione è già limitato. Solo riducendo il tempo per ogni singolo impegno sarai in grado di realizzare più di quanto tu oggi non faccia. Questo perché alla riduzione del tempo segue un incremento di concentrazione, produttività e creatività.

Riducendo il tempo a disposizione per ogni singola attività crei dei margini per salvaguardare quello che fai e affrontare gli imprevisti.

2. Compila una lista dei no

Di questo tema ho già scritto in un post sulla definizione dei valori. Tira una riga nella sabbia: con quello che sta al di là della riga non avrai più a che fare. Altrimenti non ti resterà tempo per quello che è più vicino al tuo cuore.

3. Riposati e ricaricati

Il tempo che dedichi a un’attività è inversamente proporzionale all’energia che hai a disposizione. Se sei stanco, probabilmente ci hai messo un attimo in più per rendertene conto.

4. Pesa il tempo

Quello che conta non è quanto riesci a fare in un determinato lasso di tempo, ma l’impatto che questo ha sul tempo che ti rimane.

5. Definisci l’output del tuo tempo

Il motivo per cui consiglio il sistema dei MIT è che questo consente di concentrarsi sull’obiettivo da raggiungere. L’obiettivo quotidiano va definito in modo che raggiungerlo equivalga a compiere un passo verso il completamente dell’obiettivo settimanale, e questo verso il mensile, e così via.

6. Elimina le notifiche

Rimuovi tutte le notifiche perché il loro unico obiettivo è distrarti e ritrovare la stessa concentrazione costa in media 25 minuti¹. Pianifica, esegui e ripeti. Senza distrazioni. Se qualcosa ti tenta, gestiscila. La tecnica pomodoro è un ottimo strumento per farlo.

7. Prevedi l’imprevedibile

L’unico modo di gestire gli imprevisti è prevederli. Prevedi che qualcosa vada storto, che ci sia qualcosa che richiederà la tua attenzione, che qualcuno ti causi un ritardo, e pianifica del tempo per affrontare ciò che accadrà.

8. Inizia dalle cose importanti

Se non conosci la matrice di Eisenhour ti invito a esplorare questo argomento. Sostituisci all’importanza il tempo, così ti ritroverai a fare solo quello per cui hai deciso di avere tempo.

Se inizi dalle cose meno importanti, dedicherai le migliori energie ad attività di serie B e ti rimarrà meno tempo per quelle di serie A.

9. Mai due volte la stessa cosa

Quando ti occupi di una cosa, non abbandonarla. Se l’abbandoni, considerala finita. Comincia dalle piccole cose: mai rimettere un’email da leggere.

Scegliere di avere tempo

La società in cui viviamo è strutturata per insidiare il tuo tempo. Ti distrae perché tu non abbia il tempo di pensare, di raggiungere i tuoi obiettivi e di goderti appieno la vita. Se vuoi vivere intenzionalmente devi scegliere di farlo, e per riuscirci devi cominciare a gestire il tuo tempo.