Il metodo scrum per obiettivi personali

Il metodo scrum è essenzialmente un sistema di gestione del lavoro dei team¹. La scrum è la mischia del rugby, durante la quale l’intera squadra è impegnata nel muovere avanti la palla e conquistarne il possesso. Applicato al mondo del lavoro, lo scrum è il processo per cui l’intero team si muove come una sola cosa passo passo verso il raggiungimento di un obiettivo definito. Ridotto all’osso, questo può essere un’utile strumento per gestire anche le attività e gli obiettivi personali.

Principi base dello scrum

Essenzialmente, il sistema è fondato su team building e feedback costanti. Si articola su tre livelli:

• definizione dei progetti da realizzare;
• sprint di 1-4 settimane durante i quali uno specifico progetto viene realizzato;
• sync rapido quotidiano per condividere lo stato di avanzamento verso l’obiettivo definito e review finale del progetto.

La visione d’insieme

Ancora più del metodo, è fondamentale la visione d’insieme. È quello di cui parlavo nella newsletter di sabato scorso. Definire i propri obiettivi a lungo termine è fondamentale per capire su cosa concentrarsi giorno per giorno. Come ho scritto in un altro post, l’unica strada verso il successo è definire a priori il successo stesso. Nel metodo scrum questo si può tradurre in una kanban board articolata in cinque colonne, che qui di sotto ho ripensato per farne un uso personale:

• Backlog: l’insieme degli obiettivi da raggiungere che contribuiscono a definire la tua visione d’insieme;
• To-Do: i progetti che dovrai realizzare a breve, che ti consiglio di mettere in ordine sulla base della loro importanza e urgenza secondo la matrice di Eisenhower²;
• In Progress: quello su cui stai lavorando nel corso dell’attuale sprint;
• In Review: gli obiettivi raggiunti, da rivedere nel meeting che seguirà il termine dello sprint;
• Done: i traguardi raggiunti, da tenere lì in bella vista per capire cosa sei in grado di fare.

Uno strumento utile per gestire la tua kanban board personale è Trello, di cui ti ho già parlato in un post sulle app per team e freelance. In fase di pianificazione trovo però più utile sfruttare le mappe mentali. Io i miei piani li faccio sempre in Mindnode e poi gestisco le operazioni in Omnifocus, utilizzando i contesti. In Omnifocus però manca la visione d’insieme che ti offre una kanban board, ma credo che quando abbracci un prodotto come questo devi poi tenere tutto lì dentro.

Orienta, Osserva, Decidi, Attua

Nella metodologia scrum ci sono tre soggetti coinvolti nell’azione: il team, lo scrum master che aiuta il team a districarsi nell’adozione della metodologia, e il product owner, vale a dire la persona responsabile del progetto. Nel tuo caso, devi fare tutto da solo. Il che ti farà pensare a un’aberrazione, ma in fondo può funzionare.

Ti consiglio di porre molta attenzione sul ruolo del product owner, il quale ha il compito di:

• osservare l’andamento del lavoro e decidere su quale progetto lavorare in base alla visione d’insieme e ai feedback raccolti;
• orientare il lavoro, cercando di capire come migliorarlo;
• decidere cosa fare:
• imporre l’azione.

Questo è un ciclo che si ripete per ogni sprint e che fondamentalmente è guidato da una serie di “domande di controllo” che ti puoi rivolgere con regolarità. L’iteratività di feedback e azione è il cuore di tutto lo scrum.

Sprint e daily stand-up

Lo scrum prevede il raggiungimento di obiettivi attraverso periodi definiti sprint e che possono durare da una a quattro settimane. Da altre metodologie ho derivato questi suggerimenti:

• 1 settimana: per verificare che quello che stiamo facendo è buono e realizzarne una primissima implementazione;
• 2 settimane: per implementare davvero qualcosa;
• 4 settimane: per radicare un’abitudine.

Durante la fase di sprint è fondamentale incontrarsi ogni giorno con il team durante un breve meeting in piedi ³. In questi incontri ogni membro del team dovrebbe rispondere a tre domande:

• Cos’hai fatto ieri per aiutare il team a raggiungere l’obiettivo?
• Cosa farai oggi per aiutare il team a raggiungere l’obiettivo?
• Che difficoltà stai incontrando?

Se hai deciso di adottare lo scrum per i tuoi progetti personali non devi far altro che metterti di fronte allo specchio tutte le mattine e affrontare questi tre punti con te stesso. Meglio ancora: potresti tenere un diario e rispondere ogni sera od ogni mattina a queste tre domande. Io ho scelto questa strada: utilizzo Day One e uno script di TextExpander per avere un prompt con le domande così da dover solo inserire le risposte. Oppure ancora, a costo zero, puoi creare un taccuino specifico in Evernote sfruttando un template disegnato alla bisogna. Il tempo a disposizione per il tuo daily stand-up non dovrebbe essere superiore ai 15 minuti, esattamente come sarebbe se stessi lavorando in team.

Retrospettiva

Alla fine di ogni sprint è determinante fare una review. Vale a dire, analizzare il lavoro compiuto durante l’ultimo periodo di lavoro, soffermandosi sulle difficoltà incontrate e rispondendo ad altre semplici domande:

• Da 1 a 5, come ti senti dopo questo sprint?
• Da 1 a 5, come ti senti rispetto ai tuoi obiettivi a lungo termine?
• Perché?
• Cosa potresti fare per migliorare il tuo lavoro durante il prossimo sprint?

È qui che viene il difficile. Implementare nel successivo periodo di lavoro i tuoi stessi suggerimenti è fondamentale per generare quel senso di gratificazione necessario a mantenere viva la motivazione.

Considerazioni finali

Il metodo scrum non è nato per gestire progetti personali, ma credo che nella sua essenza si possa piegare alle necessità del singolo individuo. Visione d’insieme, pianificazione, sprint e verifica dei traguardi raggiunti sono strumenti comuni di gestione degli obiettivi personali utilizzati da diverse metodologie di produttività.

Il modo forse più semplice di adottare lo scrum per se stessi è definire che tipo di persona vorremmo essere e poi fare la lista di quali abitudini dovremmo avere per essere quella persona. A quel punto, possiamo procedere con l’adozione di ognuna di queste per un periodo di almeno due settimane. Per rendere consistente l’abitudine di settimane ce ne vorrebbero quattro, ma credo che lavorare su un lasso di tempo inferiore, magari spezzando l’obiettivo principale in due intermedi, consenta una più rapida verifica dei risultati raggiunti, determinante per rendere consistente il nostro impegno.

Per approfondire

• Scrum: The Art of Doing Twice the Work in Half the Time, di Jeff Sutherland (versione in italiano);
• Blinkist, piattaforma dove puoi trovare diversi riassunti di testi su questi argomenti. Ho anche scritto un post su 14 blink che ti cambieranno la vita in quattro ore;
• Identity-Based Habits: How to Actually Stick to Your Goals This Year: un bel post di James Clear su come raggiungere gli obiettivi che ci fissiamo attraverso l’adozione di nuove abitudini.

1. Ci sarebbe un po’ di più da dire sullo scrum. Wikipedia lo definisce così: Scrum è un framework agile di sviluppo del software, iterativo ed incrementale concepito per gestire progetti e prodotti software o applicazioni di sviluppo, che è stato creato e sviluppato da Ken Schwaber e Jeff Sutherland. Scrive proprio Sutherland: Scrum è un framework di processo utilizzato dai primi anni 1990 per gestire lo sviluppo di prodotti complessi. Scrum non è un processo o una tecnica per costruire prodotti ma piuttosto è un framework all’interno del quale è possibile utilizzare vari processi e tecniche. Scrum rende chiara l’efficacia relativa del tuo product management e delle pratiche di sviluppo usate in modo da poterle migliorare. ↩
2. Nello scrum il modo di ordinare i tuoi progetti è tenere in cima alla lista quelli con il più alto valore e il minor rischio. Per creare quest’ordine dovresti rispondere a domande del tipo: Quali hanno il maggior impatto sul tuo business? Quali sono i più importanti per i tuoi clienti? Quali ti faranno guadagnare più soldi? Quali sono i più facili da realizzare? ↩
3. Gli stand-up meeting sono concepiti per durare poco. La gente, stando in piedi, si stanca, e quindi alla lunga impara a non affrontare argomenti non correlati al tema del meeting. ↩