Fai quello che ti piace

Le vacanze, almeno le mie, sono alle spalle, e nel riprendere la mia attività mi sono chiesto: come fare quello che mi piace anche durante il resto dell’anno? Che poi il significato delle vacanze è quello: ti prendi del tempo da dedicare alla famiglia e a quello che ti piace.

Dunque, tornato dalle ferie, ho ripreso in mano la mia lista di cose da fare, e complice l’assenza di moglie e figli ancora in vacanza, mi ci sono gettato a capofitto per smarcare tutti i punti di essa. Ho fallito, ma ci sono andato vicino. Le liste delle cose da fare, come quelle delle cose che vuoi fare, non terminano mai, ma con il tempo impari a gestirle. Ci sono dei passaggi che ho sempre osteggiato, ma dopo diversi anni ho compreso l’importanza di affidarsi a un sistema.

Il mio punto di partenza è sempre la matrice di Eisenhower, che ci aiuta a distinguere le cose importanti da quelle solo urgenti. Nel mio libro Vivere intenzionalmente suggerisco di rivederla ponendo il nostro tempo al posto dell’importanza, perché le cose per cui non abbiamo tempo non sono importanti. Il passo successivo è analizzare le proprie responsabilità e i propri gusti. Proviamo a farlo insieme.

Dunque, iniziamo a mettere giù la nostra lista delle cose da fare, magari in una versione un po’ ridotta, giusto per iniziare. Prendiamo in considerazione:

• cose urgenti su cui è necessario agire;
• responsabilità personali in termini di famiglia, lavoro e attività extra lavorative;
• progetti in cui siamo attivamente impegnati;
• cose che dovremmo fare, ma non stiamo facendo.

Ecco un esempio basato sulla mia lista, epurata dalle attività di lavoro:

• scrivere
• design siti / libri
• gestione siti
• papà / marito
• finire di studiare il libro su come parlare ai bambini
• visite mediche
• cucinare piatti ipotossici
• preparare documenti per assicurazione medica
• lavare e stirare
• budget famigliare
• dichiarazione dei redditi
• pagamenti utenze.

Tu ovviamente fai la tua lista.

Ora, proviamo a organizzare le attività in una matrice di Eisenhower in cui al posto di importanza e urgenza indichiamo il piacere che un’attività ci procura (da amore a odio) e la necessità che siamo proprio noi a occuparcene (da solo io posso farla a chiunque potrebbe farla).

Quindi vediamo in dettaglio i quadrati.

Cose che amo fare… e solo io posso fare

Questo è l’elenco di attività a cui dedicarci prima di tutto. Ovvio, no? Ahimè, il tempo per queste sarà sempre inferiore a quello che vorremmo, per cui dobbiamo imparare a spostare nel quadrante a fianco quelle attività che chiunque potrebbe fare, eventualmente dopo un nostro primo input. Nel mio caso, il design dei miei siti e libri è davvero un’attività che mi piace, ma in cui non sono poi così bravo e vorrei migliorare. D’altra parte, potrei pagare qualcuno per farlo e spendere più tempo nello scrivere.

Cose che amo fare… e chiunque può fare

Queste sono attività da delegare con cura. Ovvero, occorre studiare un modo per essere sicuri che la persona a cui le deleghiamo non rischi di svolgerle diversamente da come le abbiamo pensate noi. Che poi è il motivo per cui tendiamo a non delegarle. Questa è forse la cosa più difficile, ma è fondamentale per ottenere il massimo dal tempo che abbiamo. Ti confido che ho provato più volte e lentamente ci sto riuscendo.

Cose che odio fare… e solo io posso fare

Tutte quelle attività che dobbiamo tenere sotto controllo, e che però odiamo fare, è necessario automatizzarle in un qualche modo. Per esempio, per non dover più organizzare referti, fatture e documenti vari, ho creato delle cartelle su Dropbox e dei workflow nell’app Scanner Pro del mio iPhone, così dopo aver fotografato ogni documento lo carico direttamente nella cartella di pertinenza in formato PDF, e ho preso l’abitudine di fotografare ogni ricetta o fattura non appena me la ritrovo in mano, taggandola “da stampare” se necessario, così da limitare al minimo il tempo che dedico a raggruppare i documenti per l’assicurazione sanitaria e la dichiarazione dei redditi.

Cose che odio fare… e chiunque può fare

Delegare le attività di cui non vogliamo occuparci è più facile, almeno in linea teorica. Il problema nasce dal fatto che questo spesso ci richiede di pagare qualcuno per farle. Per esempio, pagare il commercialista per farmi la dichiarazione dei redditi, quando sono capace di farla da solo, mi dà parecchio fastidio, ma pagando lui per farlo ho più tempo da dedicare ai miei bambini. Idem, pagando una persona per lavare e stirare “compro” tempo libero per scrivere, che altrimenti non avrei.

Fai meno, ma divertiti di più

Lo scopo di questo sistema, che ho visto usare da diverse persone, è destinare la maggior parte di tempo, attenzione, ed energia – le tre risorse finite di cui siamo dotati – solo a ciò che davvero vogliamo. Per riuscirci, è necessario ridurre il numero di attività a cui ci dedichiamo, delegando e automatizzando tutto quanto possibile. Così, ogni minuto speso nel delegare o automatizzare un’attività che chiunque altro potrebbe svolgere, fai spazio per te.