3 app per team e freelance

L’esperienza mi ha insegnato che ogni team di lavoro, così come ogni freelance, indipendentemente dal settore, ma specificatamente per chi si occupa di comunicazione, ha tre esigenze fondamentali. Queste sono:

1. condividere i documenti su cui si lavora con altre persone e discutere dello sviluppo di questi;
2. creare e gestire archivi di informazioni e materiali multimediali accessibili a tutti;
3. avere un preciso piano di cose da fare assegnate ai membri del team, visibili su un calendario comune e strutturato in maniera tale che si riescano a portare a termine i progetti intrapresi nello specifico arco di tempo a essi destinati.

Mi sono reso conto che queste cose si possono gestire semplicemente con tre app: Quip, Evernote e Trello.

Come gestire documenti condivisi con Quip

Google Docs non mi piace essenzialmente per due motivi. Il primo è che non ha adeguate app per iPad, iPhone e Android. Nonostante Google abbia rilasciato nelle scorse settimane due nuove versioni di Google Docs e Google Sheets, gestire documenti con Google Drive non lo trovo per nulla pratico. Il secondo è che non ha un sistema di chat e notifiche funzionale, il che significa che la collaborazione è limitata al co-editing. Quip ha tutto questo e inoltre mette a disposizione una serie di elementi social, come profili e messaggi diretti, che mi fanno apprezzare quest’app. Il motivo principale per usarla è però che funziona perfettamente su qualsiasi piattaforma e browser. Puoi creare, editare, condividere e organizzare i tuoi documenti in modo semplice e veloce. Quip è nata di recente, lanciata dall’ex CTO di Facebook Bret Taylor, il quale per altro è stato anche co-creatore di Google Maps e co-founder di Friendfeed, un social network poi venduto a Facebook. Insomma, uno con i controcosi. Per il momento è disponibile la sola app per i documenti di testo, che però consente di creare tabelle in modo super semplice. Ho intervistato Bret poco tempo fa e il co-founder di Quip mi ha annunciato il rilascio entro l’estate della versione per i fogli di calcolo. Nel frattempo Quip 2.0 ha introdotto interessanti novità.

Come usare Evernote per gestire un progetto

Evernote a mio avviso è il più potente strumento per quanto riguarda la gestione di appunti, bozze e materiale multimediale. Il modo migliore di usare Evernote è pensarlo come un archivio e una raccolta di appunti e spunti relativi a un singolo progetto. O più progetti, chiaramente. A ogni progetto potresti avere bisogno di dedicare più di un taccuino: uno per i testi, uno per foto, audio, video, e un altro ancora per link e spunti. Più uno per archiviare le note che non è più necessario tenere a portata di mano. Taggare correttamente ogni nota aiuta a rendere qualunque cosa rintracciabile. Inoltre puoi creare degli shortcut nel menu così da raggiungere subito i taccuini o le note che ti servono più spesso. Condividere il gruppo di taccuini su cui lavori con più persone che si occupano dello stesso progetto è il modo migliore per mettere il materiale necessario a disposizione di tutti.

Come usare Trello per gestire i flussi di lavoro

Questa è la parte più complicata. Trello però è dei tre lo strumento più semplice. Di base, è una normalissima kanban board. Una lavagna divisa in tre sezioni: to-do, doing e done. In ogni colonna può essere aggiunto un task sotto forma di post-it digitale, chiamato card. Ogni card può avere una due date entro la quale il task deve essere completato e può essere assegnate a uno o più membri della board (gruppo di lavoro) e resa visibili su un calendario comune. Questo deve essere attivato nel menù di destra, sezione power up. Il trucco per usare questo strumento sta nel determinare quante cose possono essere inserite nell’elenco delle cose da fare (potenzialmente infinite, ma vanno ordinate) e soprattutto in quello delle cose che si stanno facendo. Disperdere l’attenzione e le risorse su troppi task ti renderai presto conto che è deleterio.