Come tenere sotto controllo la giornata quando sei pieno di cose da fare

La vita è una maratona: richiede sforzi costanti e resistenza. Ogni giorno accumuliamo cose da fare solo per renderci conto che non riusciremo a fare tutto. L’unica consolazione è la legge di Pareto: il 20 per cento di quello che realizzeremo determinerà l’80 per cento dei nostri risultati. In ogni caso, la nostra to-do list che non finisce mai ci dà fastidio. Ciò di cui abbiamo più bisogno per risolvere il problema sono concentrazione e un piano per la giornata.

Gli strumenti per disegnare la propria vita sono quelli che citavo sopra: concentrazione e piano. Programmare la giornata non è però sufficiente: la parte difficile è tenerla sotto controllo. Vediamo come affrontare questa maratona.

Pianificare la giornata con successo

Il modo migliore di tenere sotto controllo i miei obiettivi e concentrarmi su di essi l’ho trovato con la metodologia MIT. I MIT sono i most important task a cui dedicarsi in un dato giorno, mese o anno. Pochi punti da smarcare per dare un senso alla giornata, avanzare verso obiettivi più grandi, e raggiungere il successo da noi definito.

Il motivo per cui i MIT sono molto pratici è che è più facile passare all’azione quando ci sono poche cose sulla nostra to-do list. Se hai tre obiettivi per la giornata, puoi scegliere solo fra quei tre, e non si scappa. Ed è difficile che siano cose di poco conto, no?

Se invece hai una dozzina di cose da fare o più, sarai sempre tentato di partire da quelle più facili e veloci, tralasciando quelle più importanti e impegnative, per cui alla fine ti rimarranno meno tempo ed energie.

La revisione

Rivedere costantemente i miei obiettivi è la mia più utile routine della giornata. La revisione è il momento in cui fai il punto su com’è andata, cos’ha funzionato e cosa no, e cerchi di comprendere come intervenire e cosa modificare per fare meglio.

Personalmente, ho ereditato questa routine dalla metodologia di David Allen descritta nel libro Getting Things Done, ma essa è presente in ogni metodo di task management.

18 minuti al giorno

Nel libro 18 Minuti Peter Bregman individua in appunto 18 minuti il tempo necessario per programmare, controllare e revisionare gli obiettivi quotidiani. I 18 minuti non sono consecutivi, ma suddivisi così:

• 5 minuti al mattino per definire gli obiettivi della giornata, destinare a ognuno di essi il tempo necessario, e stendere la lista delle cose da evitare per non distrarci da quello a cui teniamo di più;
• 1 minuto ogni ora per mantenere, o nel caso ritrovare, la concentrazione sugli obiettivi fissati, perché durante la giornata è normale ritrovarsi pieni di cose da fare che non erano previste e pretendono di consumare il nostro tempo quasi a nostra insaputa;
• 5 minuti alla sera per la passare in rassegna la giornata, con l’obiettivo di capire cosa non ha funzionato e come farlo funzionare domani.

Per fare tuo questo schema ti ci vorrà un po’ di tempo. Se vuoi “costringerti” a seguirlo puoi sfruttare app come Due per impostare promemoria che ti continuano a pressare fino a quando non li hai completati.

3 modi di mantenere la concentrazione

Lo strumento più utile che ho trovato per mantenere la concentrazione è la meditazione. Essa infatti è in primis concentrazione. Quando mediti lo sforzo maggiore consiste nel lasciar andare tutti i pensieri che non hanno a che fare con la meditazione – cioè tutti senza se e senza ma – e concentrarti sul respiro. Così ho imparato la concentrazione e sviluppato il mio amore per la disciplina.

Imparare a meditare ti aiuta anche a resistere alle tentazioni interne, che sono le peggiori. Quando ti viene voglia di controllare Facebook o Twitter, o ti ricordi di avere qualcosa da fare, essere in grado di differire queste attività a più tardi è cruciale per mantenere il focus su quello che stai facendo. Anche perché, persa la concentrazione, ti ci vorranno 25 minuti per ritrovarla¹.

Un altra tecnica per mantenere la concentrazione è spezzare i MIT in diverse attività da svolgere per completarli, così che non ti intimidiscano e che tu sia cosciente dei progressi fatti per raggiungere i tuoi obiettivi.

Fino a qui ti ho spiegato come proteggerti da te stesso, che se poi il tuo peggiore nemico. Come la mettiamo invece con i colleghi, i famigliari e tutti gli altri che ti scombinano i piani?

Isolati il più possibile. Si, è brutto ammetterlo, ma se hai bisogno di essere concentrato non puoi lavorare vicino a qualcuno che creda di avere il diritto di interromperti quando gli pare. Chiarisci agli altri che quando sei concentrato non sei disponibile. Io e mia moglie ci stiamo sforzando di insegnare questa cosa mia figlia, così che io possa lavorare anche a casa. Quando papà è alla scrivania, non è disponibile. Fatica ad accettarlo, ma lo sta capendo.

Imparare la tecnica pomodoro è utilissimo per questo, anche se poi decidi di non seguirla. Inoltre, se lavori in un ufficio con molte persone, è fondamentale avere a portata di mano delle cuffie e una buona musica² nel telefono o sul computer. Quando hai su le cuffie, per gli altri interromperti sarà più difficile.

Analogico e digitale

Per organizzare la mie giornata e in particolare per lo specifico progetto di questo blog io utilizzo una combinazione di analogico e digitale. Mentre sui miei dispositivi ho strumenti di task management sofisticati come Omnifocus, Things e 2 Do, che tendono in ogni caso a divenire ricettacolo di to-do, quando si tratta di organizzare la giornata sfrutto il mio Leuchtturm, organizzato secondo la tecnica del Bullet Journal. Scrivere a mano i miei obiettivi mi aiuta a concentrarmi su di essi: lo spazio della carta è limitato proprio come il tempo che ho a disposizione, e questo trovo che mi costringa a riflettere un po’ di più prima di decidere con cosa riempirlo.

Conclusioni

Solo attraverso una concentrazione costante è possibile raggiungere i propri obiettivi. Senza un sano minimalismo esistenziale è impossibile trovare una produttività significativa nella vita e nel lavoro. È un tema che sto approfondendo nel mio libro sul tempo. Se sei interessato iscriviti qui sotto per sapere quando esce.

Ricapitolando, per organizzare al meglio le tue giornate non devi fare altro che:

1. Definire al mattino pochi importanti obiettivi da raggiungere entro sera;
2. Individuare ciò che ti impedisce di avere successo ed eliminarlo;
3. Sviluppare la tua capacità di concentrarti;
4. Monitorare i tuoi progressi;
5. Analizzare ogni giorno i risultati ottenuti e capire come avresti potuto fare meglio.