Tutto quello che puoi imparare dalla tecnica Pomodoro anche senza applicarla

Ho provato diverse volte ad applicare la tecnica Pomodoro alle mie giornate, con parecchi insuccessi e spendendo più tempo a chiedermi come diavolo tanta gente potesse trovarla così utile che a cercare di renderla funzionale per me. Dopo aver iniziato a meditare però è cambiato tutto; mi sono reso conto che la tecnica Pomodoro è un ottimo strumento per la gestione del tempo, non dei task. E di conseguenza, della propria vita.

Lavora e riposa. Intensamente.

Questa metodologia è stata inventata dallo sviluppatore e imprenditore di origini italiane Francesco Cirillo alla fine degli anni Ottanta. Essa è solo in apparenza molto semplice. Il nome deriva dall’uso di un timer da cucina a forma, appunto, di pomodoro che Cirillo usava per scandire le sessioni di studio.

La metodologia consiste nell’organizzare le proprie attività in cicli di lavoro-pausa rispettivamente di 25 e 5 minuti. La pausa è uno strumento di ristoro e distrazione, meglio se consumata lontano dal computer. L’alternanza di lavoro e pause è pensata per mantenere l’agilità di pensiero.

Il minutaggio può variare, il rapporto no. Ogni quattro cicli è prevista una pausa più lunga. Una sessione tipo è una sequenza del genere:

25 + 5 + 25 + 5 + 25 + 5 + 25 + 15

Un sessione dura dunque 130 minuti, poco più di due ore.

Quando lavoro da casa o in ambienti smart, di solito mi porto appresso un libro da leggere nei 5 minuti di pausa e ho anche un elenco di attività da svolgere durante quel periodo, come chiamare l’albergo per prenotare le vacanze.

Non sempre è possibile. O almeno, non sempre io ci riesco. Mi è capitato infatti di lavorare in posti dove applicare la Pomodoro pare impraticabile. Il problema è che in tanti ancora misurano il valore di un collaboratore in base al tempo che egli spende seduto a un tavolo, anziché guardare ai risultati che porta. In quei casi puoi sempre ripiegare sulla lettura di testi online più o meno connessi con la tua attività. Aggiornamento professionale, che comunque dovresti fare.

I punti chiave della tecnica Pomodoro:

La tecnica Pomodoro si fonda su tre elementi:

• concentrazione, necessaria a stimare correttamente le attività da svolgere durante la giornata e a rendere il massimo nei 25 minuti di lavoro;
• ricarica, la pausa necessaria a rilassare il cervello ed esporlo a diverse esperienza, riposandolo e al tempo stesso allenandolo a rispondere alle sollecitazioni che stiamo per proporgli;
• integrità, derivante dall’allineare i nostri valori con i nostri obiettivi e dall’eseguire per davvero quello che ci siamo preposti di fare.

Alla base della tecnica Pomodoro ho scoperto esserci una profonda analisi di sé e progettazione – a grandi linee – di quello che desideri ottenere dal futuro.

Come in ogni cosa, ne puoi godere appieno solo attraverso la pratica quotidiana, perché l’esperienza deriva da essa. E l’esperienza è cruciale per trarre un beneficio della tecnica Pomodoro.

Questa metodologia richiede infatti di avere una profonda disciplina nell’applicazione: allo scadere dei 25 minuti l’attività che stai facendo deve essere interrotta. Non sempre sei propenso a farlo, perché magari hai quasi completato un’attività e vuoi concluderla prima della pausa o senti di aver preso il ritmo e non vuoi fermarti. Questo però non fa altro che minare la tua integrità.

Qui hai un prezzo da pagare. Ogni volta che interrompi qualcosa, il tuo cervello impiega 23 minuti circa per ritrovare lo stesso livello di concentrazione¹. È dunque fondamentale concludere ogni sessione di lavoro lasciandoti un appunto per ripartire da dove hai interrotto, quando ti capita di doverlo fare. E ancora più importante è stimare correttamente quello che sei in grado di completare in 25 minuti.

Quando hai un lavoro che durerà sicuramente più di un pomodoro, sei obbligato a dividerlo in pomodori. Io lo faccio spesso quando scrivo, e con il tempo ho imparato che per ogni post mi servono: un pomodoro per aggregare le note che ho preso e scrivere l’outline; un paio di pomodori per scrivere un post; due per correggerlo; uno per rileggerlo; uno per caricarlo sul sito e completarlo con foto, titolo e link; e uno per diffonderlo attraverso i social.

Concentrazione

Tra tutte le tecniche di gestione dei task e del tempo che ho sperimentato, la Pomodoro è quella che mi ha dato maggior soddisfazione. Essa richiede di alzare il livello di concentrazione per un tempo limitato, promettendoti in cambio delle pause. Così, in una giornata lavorativa di otto ore, ti ritagli circa due ore di pausa, che puoi preventivamente destinare ad altre attività, come leggere un libro.

Imparare a meditare è stato molto importante per me per prendere la decisione di sposare questo atteggiamento, che richiede concentrazione assoluta in quello a cui ti dedichi e al contempo pretende che impari a gestire le interruzioni.

I pomodori

I pomodori rappresentano il tempo a nostra disposizione. Il fatto che si consumino così velocemente ci ricorda che la vita ha un termine e se vogliamo darle un senso dobbiamo organizzare le nostre attività per portarle a compimento prima che il pomodoro finisca. Le pause ci rammentano che se non ci prendiamo cura di noi stessi non riusciamo a goderci appieno la vita.

Il timer a forma di pomodoro comunemente usato in cucina ticchetta e questo ticchettio scandisce l’attività, il tempo che passa, la vita che scorre. Mette una certa angoscia, sì, ma più di tutto sprona all’azione. Ogni volta che ti lasci tentare da una distrazione, il pomodoro ti riporta a quello che conta.

È un po’ come il respiro nella meditazione. Essere attratto da pensieri diversi è normale, e quando succede l’unica reazione possibile è ritornare al respiro. Al ticchettio del pomodoro. A quello in cui abbiamo deciso di spendere il nostro tempo. Perché se non portiamo a termine quello che abbiamo scelto per la nostra vita, allora perdiamo la nostra integrità e cominciamo a sciupare il tempo a nostra disposizione.

Per questo non esistono mezzi pomodori. Se indugi in tentazione, se non riesci a gestire un’interruzione, il pomodoro va fermato. Muore. Caput! Ogni progetto che non riesci a completare, la tua vita perde un po’ di senso.

Per carità, può capitare di commettere errori. Di intraprendere progetti che a metà strada ti rendi conto non ti porteranno dove pensavi di andare. Ci sta: la vita non è mai come sembra. In queste occasioni puoi solo prendere coscienza di quello che sta succedendo, tornare al nocciolo della questione e capire come uscirne portando comunque a casa qualcosa di valore.

In ogni caso, un pomodoro a metà non conta. Se interrompi un pomodoro, non puoi riprende dove hai interrotto. Devi farlo ripartire da capo.

Ricaricare la mente

Il sistema delle pause è la parte più difficile da imparare di tutta questa metodologia. Interrompere il lavoro per una pausa a volte può apparire inopportuno. Devi avere chiaro in testa il valore della pausa, altrimenti rischi di saltarla, renderla troppo breve o troppo lunga, e questo sì è parecchio controproducente.

La pausa serve a ricaricata la mente. Come il sonno, ma non solo. Da una lato infatti riposando rilassi i tuoi neuroni, e questi si ricaricano per essere spremuti durante il prossimo pomodoro. Dall’altro, cambiando completamente lo scenario con cui hai a che fare, mantieni in allenamento la tua mente e anzi sviluppi la tua creatività. Continuamente sollecitando il tuo cervello con stimoli diversi, esso finisce con il raccogliere e classificare diversi concetti che, per associazioni di idee e per lo più a livello inconscio, stimoleranno la parte attiva della tua mente quando essa tornerà al lavoro. È quello di cui parlavo nel post sull’esigenza di rallentare.

I break non sono opzionali. E ti dirò di più: vanno pure condotti in un certo modo.

Una pausa deve innanzitutto essere una vera e propria pausa. Durante la pausa non puoi lavorare.

Ti puoi dedicare ad altro sempre rimanendo al computer, ma questo è il peggior tipo di pausa che tu possa prenderti. Durante il break dovresti allontanarti il più possibile dalla tua scrivania, approfittarne per fare due passi, andare in bagno, prepararti un tè verde, o meglio ancora esercitare il tuo corpo. Se lavori in casa, inoltre, puoi sfruttare il tempo fra un pomodoro e l’altro per fare un po’ di addominali o qualche posizione di Yoga. Persino, puoi meditare, perché ti bastano pochi minuti per ricaricare la tua mente e rilassarti.

Struttura di una giornata pomodoro

A farla tutta a pomodori, una giornata è davvero lunga. Per questo occorre pianificarla prima. E in questo ti tornano utili le revisioni quotidiane a cui ti invito ogni sera.

La tecnica pomodoro richiede l’uso di un cosiddetto inventario e di una to-do list per gestire le attività da completare. Nessuno però ti vieta di dividere i tuoi pomodori per categoria, per esempio amministrazione, scrittura, analisi, e così via.

In ogni caso, inventario e to-do list hanno due funzioni specifiche: il primo tiene traccia di tutto quanto necessita la nostra attenzione; la seconda è la lista di attività a cui dedicarti nel corso della giornata.

Al posto del semplice inventario io preferisco usare Omnifocus, che mi consente di tracciare tutte le attività che ho da svolgere. In termini pratici, non cambia molto: a inizio giornata individuo i to-do da completare e li organizzo in pomodori.

La ricetta del pomodoro

Un pomodoro ha una capienza limitata. In esso non puoi stipare di tutto e soprattutto non puoi inserire più cose di quante tu possa effettivamente portare a compimento in una sessione di lavoro. All’inizio è un casino, ma piano piano prendi il ritmo.

Quello che assolutamente non ci va, nei pomodori, sono le email e i social. I pomodori infatti sono destinati a portare a termine delle attività, e tutto quanto possa distrarti da queste va tenuto fuori. Se con email e social ci lavori, la faccenda si complica un po’, ma neppure troppo.

Io pure ci lavoro, con email e social. È possibile dedicare parte o un intero pomodoro a queste attività, ma esso deve contenere azioni specifiche e non un generico “rispondere alle email e alle menzioni sui social”. Questo tipo di atteggiamento sposta l’attenzione da quello che facciamo a quello che vogliamo ottenere. È così in un pomodoro ci puoi mettere: leggere le email e definire le email a cui rispondere; scrivere le risposte che vanno inviate; scrivere i messaggi che vanno inviati; passare in rassegna i social e definire le risposte necessarie; preparare le risposte per i social. Il tutto, direi rigorosamente offline, per non farsi ingaggiare in un’interminabile battaglia contro email e social.

Gestire le interruzioni

Ci sono due tipi di interruzioni a cui vai incontro, sempre, indipendentemente da quello a cui ti stai dedicando:

• distrazioni interne, cioè quelle che ti procuri da solo, quando ti viene in mente qualcosa o pensi di aver sbagliato la programmazione del tuo pomodoro e che sia meglio dedicarti ad altro: in questo caso devi trovare l’energia per resistere alla tentazione di ascoltare il tuo istinto e continuare disciplinatamente a seguire il piano che definito, inserendo nell’inventario – e non nella to-do list – ciò che ti ha distratto;
• distrazioni esterne, cioè quelle che arrivano dagli altri, davanti alle quali può apparire scortese non lasciarsi interrompere: l’unico modo di gestirle è spiegare brevemente che sei concentrato su una cosa e che sarai disponibile in x minuti, lasciar squillare il telefono e richiamare dopo, disattivare le notifiche e metterti le cuffie per mostrare agli altri non vuoi essere disturbato.

Il telefono, con le sue notifiche, è il male assoluto e devi tenerlo il più possibile lontano da te, quando sei concentrato sul tuo progetto. O, se te lo tieni lì, usalo solo come timer scegliendo un’app come Forest che ti impedisca di utilizzare il telefono durante il tuo pomodoro.

Forest è l’app più carina che conosco per applicare questa metodologia, ma non è forse la migliore. Pomotodo mi sembra più adatta, almeno inizialmente e per quando hai tante cose da portare a termine. Ci sono tante altre app e non è mia premura definire quale sia la migliore. Anzi, comincio a pensare che un timer meccanico e un’agenda siano lo strumento più adatto.

Tecnica Pomodoro: come iniziare ad applicarla

Per iniziare ad applicare la tecnica Pomodoro sono sufficienti un timer, un foglio e una matita.

Crea il tuo inventario con tutte le cose da fare, poi individua quelle a cui dedicarti nei tuoi pomodori, provando a strutturare così prima un paio d’ore e solo successivamente un’intera giornata. Quindi, fai partire il timer.

All’inizio ti consiglio di usare uno di quelli che ticchettano. Ti aiuterà a tenere il ritmo.