Personal Kanban

Uno dei problemi che tutti abbiamo è bilanciare vita e lavoro. Una cosa assurda, perché se metti sui piatti di una bilancia una vita intera e una parte di essa, è evidente che non ci sarà mai equilibrio. Quello che possiamo fare però è creare armonia fra i diversi aspetti della nostra vita, così da portare a termine la nostra sinfonia senza che alcuno dei nostri strumenti smetta di suonare la sua parte.

Senza armonia infatti è solo caos. Per dirigere la nostra orchestra possiamo dotarci di vari strumenti, e uno che trovo particolarmente utile è la personal kanban board.

Il metodo Kanban e i suoi vantaggi

Sviluppato da Toyota per ottimizzare la produzione, il metodo Kanban è così semplice che può essere utilizzato da chiunque per più o meno qualunque obiettivo, e funziona particolarmente bene per la gestione dei progetti personali.

In due parole, esso consiste nell’attaccare a una lavagna ¹ dei foglietti con le cose da fare e spostarle fra diverse colonne a seconda che il loro stato sia in lavorazione o concluso. Prima di vedere come funziona, voglio però evidenziare i vantaggi di questo metodo e com’è possibile utilizzarlo.

Una personal kanban board:

• aiuta a concretizzare le nostre intenzioni proteggendo la nostra produttività;
• aumenta in noi la motivazione a raggiungere gli obiettivi che ci siamo posti.

Possiamo utilizzare un’unica kanban board per i macro progetti della nostra vita, facendo riferimento alla GTD di David Allen per organizzare le singole azioni da compiere nella giornata in micro e macro progetti.

Per esempio, l’amministrazione delle finanze famigliari può essere un macro progetto al cui interno troviamo il micro progetto dei pagamenti da fare, il quale non è altro che una lista di azioni da compiere come domiciliare la bolletta della luce o pagare l’abbonamento della palestra.

Diversamente, possiamo creare più kanban board per ogni progetto. Io per esempio ne ho una per la scrittura, che – tolti gli affetti – è al centro del mio piano di vita. Qui organizzo tutti quello che voglio scrivere in semplici idee, spunti su cui sto ricercando informazioni, articoli da scrivere, outline da creare, articoli da editare o da pubblicare, e pubblicati. Poi ti spiego come si crea una board di questo tipo partendo da un semplice modello. La versatilità del metodo, mi consente di applicarlo anche nel mio bullet journal per organizzare gli impegni della mia vita e dei miei progetti.

Il secondo ritengo che sia il metodo migliore, ma per funzionare ha bisogno di essere integrato in un piano di settimana ideale all’interno del quale sia prevista una fase di revisione dei propri progetti, essenziale per creare quell’armonia che ci consente di vivere secondo le intenzioni. Se vuoi approfondire tutte queste dai un’occhio alla “Sfida di Vivere Intenzionalmente“.

Azione e reazione

Il metodo kanban fu sviluppato all’interno di Toyota da un ingegnere, Taiichi Ohno, con l’obiettivo di tagliare i costi mantenendo alta la qualità del prodotto finale. Per farlo, Toyota iniziò a produrre auto a richiesta, e per gestire questa produzione fu creato un tabellone per le affissioni sul quale era visibile a tutti quello che c’era da fare. Così, anziché aspettare che gli venisse assegnato un compito, il dipendente poteva prendere dalla lavagna ciò su cui riteneva fosse più importante lavorare².

Tecnicamente, questa cosa viene definita pulling, tirare, ed è l’esatto contrario del pushing, che potremmo tradurre con “assegnare”, ma che effettivamente si concretizza in un ricevere qualcosa.

Portata nella nostra vita, una kanban board ci induce a essere proattivi nei confronti di tutti quegli aspetti a cui siamo interessati. E in ogni specifico progetto, così come nella vita di tutti i giorni, ci aiuta a scegliere ciò di cui occuparci, anziché rispondere all’ultimo stimolo ricevuto.

Per questo motivo Tonianne DeMaria Barry ha coniato il concetto di Personal Kanban: a differenza della kanban originale, questa identifica valori personali che attraversano un percorso incerto, e non valori aziendali che si muovono lungo un itinerario pre-definito.

I principi di una kanban board

Per importare nella propria vita un metodo del genere basta attenersi ai due principi chiave della kanban board:

• visualizzare i processi, ossia avere una visione d’insieme, dall’inizio alla fine, su quello a cui ci vogliamo dedicare;
• individuare i trade off, vale a dire identificare quali sono quelle cose per cui non abbiamo tempo.

Quest’ultimo aspetto è molto importante. Limitare il numero di cose su cui stiamo lavorando è fondamentale per trovare e mantenere quel ritmo che ci serve per raggiungere i nostri obiettivi, come ci insegna il metodo MIT.

Come costruire una kanban board

Di per sé una kanban board nasce semplicissima con:

• To Do: cose su cui siamo pronti a lavorare;
• Doing: cose su cui stiamo attivamente lavorando;
• Done: cose su cui abbiamo finito di lavorare.

A queste tre colonne fondamentali ognuno di noi può aggiungere quelle che meglio crede. Ecco qualche suggerimento.

To do – Da fare

La prima volta che compili una kanban board riempire questa colonna può risultare un po’ complicato, ma in seguito diventa sempre più semplice. Essa è figlia della regolare revisione delle cose di cui ti vuoi occupare, durante la quale dovresti pesare ogni attività con la matrice di Eisenhower, individuando così le cose più importanti.

Per costruire i nostri to do trovo molto utile l’approccio suggerito da Allen, vale a dire creare un’inbox per raccogliere ogni pensiero che ci passa per la testa e processarlo poi dopo, durante la revisione quotidiana o settimanale. A volte, però, questi pensieri sono relativi al futuro, o anche sono cose di cui non siamo proprio convinti. Per questi Allen suggerisce un contenitore “Someday / Maybe”.

Ecco come possiamo applicare nella kanban board questa metodologia:

• una colonna idee, per quelle cose di cui non siamo ancora convinti;
• una colonna raccoglitore per tutte le cose che abbiamo intenzione di fare;
• una colonna to-do per quelle cose a cui siamo pronti a dedicarci.

Nella mia board per la scrittura ci sono:
– Idee, per gli spunti di qualunque tipo;
– Ricerche, il mio backlog dove raccolgo il materiale necessario per scrivere un articolo;
– Da scrivere, per i progetti su cui sono pronto a lavorare.

Doing – in lavorazione

Questa può essere una colonna sola o può essere divisa in più parti, per esempio in questa settimana e oggi, da riempire seguendo il metodo MIT e il suggerimento di limitare a cinque gli obiettivi della settimana e a tre quelli dei singoli giorni. Possiamo anche aggiungere una colonna per quelle azioni che per concretizzarsi necessitano di un intervento esterno indipendente da noi.

Io nella mia board per la scrittura ho fatto così:

• Da scrivere la scaletta;
• Da scrivere la bozza;
• Da editare;
• Da pubblicare.

Nell’ultima colonna si fermano anche gli articoli che ho già scritto e venduto a giornali o magazine, la cui pubblicazione non dipende più da me.

Done – completati

Questa colonna è fondamentale per due motivi:

• ci premia per lo sforzo compiuto, e questo è qualcosa di cui il nostro cervello ha bisogno per continuare a fare quello che gli chiediamo di fare;
• ci offre una visione sui risultati che abbiamo ottenuto, consentendoci di individuare quel 20 per cento che ha generato l’80 per cento dei nostri risultati, secondo il principio di Pareto.

Per questi motivi questo è il punto da dove iniziare per le nostre revisioni quotidiane, settimanali e mensili.

Nella mia board io utilizzo una colonna di questo tipo dedicata alla settimana in corso, e alla fine della settimana sposto tutto nella colonna del mese per la revisione mensile. Finito il mese, archivio la colonna del mese, che resta comunque a disposizione per la mia revisione annuale.

Analogico o Digitale?

Questa è una domanda che tutti ci poniamo quando si tratta di gestire in modo metodologico i nostri impegni. Pur avendo una preferenza per l’analogico – capace di coinvolgerci maggiormente in quello che facciamo – spesso opto per una via di mezzo. Nel caso specifico, utilizzo una board su Trello per quello che voglio scrivere, come hai visto nelle immagini precedenti, e per specifici progetti come la creazione di siti web, e organizzo le mie attività settimanali e quotidiane con il mio bullet journal e il metodo MIT, con il preciso scopo di raggiungere mindfulness e produttività.

Purtroppo non ho a disposizione uno spazio in casa dove appendere una kanban board, altrimenti userei anche quella con dei post-it per le cose più importanti. Senza però abbandonare Trello, che mi consente di fare anche altro come creare un calendario editoriale o aggiungere materiale digitale a ogni singola azione da compiere creata.

Il metodo kanban applicato al Bullet Journal

Dopo essermi appassionato al metodo kanban, l’ho voluto introdurre nel mio bullet journal. Ecco come ho proceduto:

• Backlog: utilizzo le due pagine del mese per tenere traccia degli appuntamenti e delle cose da fare;
• To do: nella sezione dedicata ai task creo ogni settimana un blocco con appuntamenti e obiettivi della settimana;
• Doing: nella stessa sezione giorno per giorno segno quello che voglio fare;
• Done: in questo caso mi è sufficiente la crocetta che traccio sui task completati.

La visione d’insieme è un po’ più circoscritta, ma tutto sommato ho trovato un tipo di integrazione per me funzionale.

Conclusioni

Ho voluto raccogliere in un articolo alcuni consigli su come utilizzare una personal kanban board perché più che la kanban board stessa, è il metodo che da essa deriva a consentirci di vivere in armonia.

Il modo più semplice con cui cominciare ad applicare questo metodo trovo che sia iniziare da un progetto personale, per arrivare ad applicare la metodologia alla vita di tutti i giorni attraverso uno strumento come il piano di vita, che poi altro non è che il risultato finale del percorso che ho chiamato la Sfida di vivere intenzionalmente.