Gestire le priorità in Omnifocus

Gestire le priorità in Omnifocus non è una cosa così semplice. È una delle poche feature che mancano a questa fondamentale app. Ci si può arrangiare però, sfruttando al massimo le prospettive. E introducendo un piccolo trick.

Come utilizzare le prospettive in Omnifocus

Le prospettive ti aiutano a concentrarti su una parte dei tuoi task. Una volta creata la prospettiva che ti interessa, e dopo aver filtrato i task per cartella o progetto, per gestire le priorità all’interno della prospettiva hai due strumenti: due date e flag. Se utilizzi le flag per segnarti le cose importanti o che vuoi realizzare nella giornata, puoi ordinare i task per due date e raggrupparli per flag, così da avere in alto le cose urgenti e importanti, seguite da quelle importanti e ordinate per data di scadenza. Questo ti aiuta a gestire le priorità secondo la matrice di Eisenhower.

Il trucco degli asterischi

Tutto ciò non é però sufficiente perché, come ti ho spiegato nel post sopra linkato, le cose urgenti e non importanti sono ingannevoli, e quelle né urgenti né importanti dovresti proprio depennarle dalla tua to-do list. Un modo per ovviare a questo problema è usare degli asterischi alla fine di ogni azione da compiere, indicando con tre asterischi le cose importanti e urgenti, con due quelle solo importanti e con uno quelle che sarebbe bene fare, quando c’è tempo.

A questo punto, sfruttando la funzione di ricerca all’interno della tua prospettiva, puoi vedere solo le cose su cui ti devi concentrare, mantenendo il focus su queste. Se cerchi tre asterischi (***) la tua prospettiva ti mostra solo i task su cui devi lavorare il prima possibile, già ordinati per importanza e data di scadenza. Smarcati questi, puoi concentrarti su ciò che davvero conta (**) e infine dedicarti alle cose meno importanti (*), ma per le quali sai comunque che è bene trovare del tempo.

La ricerca per un asterisco ti mostra sempre anche i risultati per due o tre asterischi, così come quella per due ti mostra anche i tre. Non è un problema, anzi: non dovresti proprio dedicarti ai task con meno asterischi fino a che non hai finito quelli di livello superiore! In caso poi quelli fossero bloccati per un qualche motivo, allora non devi fare altro che assegnargli un contesto waiting for opportunamente impostato così che siano di fatto invisibili nella tua prospettiva. Il controllo di quel contesto dovrebbe già essere parte della tua routine quotidiana, ma visto che il motivo per cui l’hai creato e lo sfrutti è che sei in attesa che un certo evento ti rimetta in pista su quel task, il reminder per quell’azione ti arriverà comunque dall’esterno e non dovrai attenderlo da Omnifocus.

L’uso delle flag in Omnifocus

Qui é fondamentale aprire una parentesi sulle flag. Se utilizzi le flag per le cose importanti, rischi di ritrovati presto con uno sterminato elenco di azioni gialle. Se invece ti limiti a sfruttarle per le cose che vuoi fare durante la giornata, o su cui vuoi mantenere il focus, allora il sistema di gestione delle priorità con gli asterischi ti sarà davvero utile e trarrai il massimo vantaggio anche dalla prospettiva flagged. Tutto ciò è particolarmente utile se ti crei anche una prospettiva per pianificare la giornata, ordinando i task per data di scadenza e raggruppandoli per contesto. Siccome però rischi di ritrovarti con una valanga di cose da fare, ancora una volta l’uso degli asterischi ti viene incontro, consentendoti di filtrare le cose più importanti in base alla loro urgenza e decidendo quelle da realizzare nella giornata odierna.