Gestire le priorità

La maggior parte dello stress che le gente ha non deriva dall’aver troppe cose da fare. Viene dal non aver finito quello che hanno iniziato. David Allen ci insegna che il problema maggiore non è avere l’agenda piena di to-do, ma il saperli organizzare adeguatamente così da completarli tutti, o il più possibile, entro la fine della giornata. L’unico modo di portare a termine questa impresa è gestire le priorità.

Ci sono diversi modi di farlo e di uno di questi ti ho già raccontato: il metodo 1-3-5. Non è quello che uso io. Gli preferisco la matrice di Eisenhower.

La matrice di Eisenhower

Questa è costituita da due assi che rappresentano urgenza e importanza e che ci danno questa combinazione di opzioni:

La matrice di Eisenhower. Gli assi possono anche essere orientati in modo differente, ma io ho trovato comodo gestirli così.

1. importante e urgente;
2. importante e non urgente;
3. non importante e urgente;
4. non importante e non urgente.

Ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante ha sostenuto Dwight Eisenhower. Mentre Johann Wolfgang Goethe ha sottolineato che le cose più importanti non possono mai essere alla mercé di quelle meno importanti.

Secondo la matrice di Eisenhower le attività importanti e urgenti devono essere compiute subito. Meglio se di persona o delegando a persona fidata, ma sempre mantenendo un controllo. C’è poco da fare però: qui, data la scarsità di tempo a disposizione, si può incidere davvero poco. È nelle cose importanti, ma non urgenti, che si può generare valore e nel mondo ideale ti devi concentrare su queste. È un circolo virtuoso: più ti dedichi a queste, pianificando, meno attività importanti e urgenti avrai da smarcare ogni giorno.

I to-do urgenti, ma non importanti, sono ingannevoli. Non essendo importanti, possiamo delegarli, e la loro urgenza è tutta discutibile. Come può essere infatti urgente una cosa non importante? Ne consegue che le attività non importanti, se neppure hanno l’apparenza dell’urgenza, sono da eliminare. O tutt’al più da utilizzare come anti-stress, per quei momenti in cui siamo a secco di energie e abbiamo bisogno di rilassarci con attività semplici. Obiezione: in quei casi sarebbe meglio una pausa!

Classificare le priorità

Il metodo delle priorità applicato alla matrice di Eisenhower può essere rappresentato press’a poco come nell’immagine qui sotto, laddove P sta per priorità e il numero che le segue per il livello di importanza.

La mia classificazione delle priorità tramite la matrice di Eisenhower.

Prima di metterti al lavoro, hai bisogno di classificare le attività che hai da fare. Qui devi cercare di essere oggettivo il più possibile, perché da questa classificazione dipende il risultato del tuo lavoro.

Assegnate le priorità, ti devi dedicare alle P1 fino a che ne hai. Non puoi fare niente che sia P2 o P3 prima di aver concluso le P1. Idem, non devi completare una P3, che per altro dovresti delegare, se non hai finito di lavorare sulle P2. Dove, ti ricordo, puoi davvero generare valore.

Puoi applicare questa classificazione all’intera matrice o ai singoli quadranti. Quindi ordinando per priorità le cose urgenti e importanti, quelle importanti e non urgenti e così via. Oppure puoi limitarti ad applicare questa categorizzazione una volta sola e poi individuare un metodo oggettivo per procedere con il lavoro. Questa è la strada che ho scelto io, perché più spiccia.

Ordinare il to-do

Come stabilire l’ordine delle cose da fare è controverso. Io credo che non ci sia nulla di meglio che seguire la logica e cominciare con il dedicarsi ai task più importanti e difficili. Per il semplice fatto che all’inizio della giornata sei più fresco e carico di energie. Non avrebbe senso dedicarmi alle attività più complicate quando sono stanco e scarico, no? Quindi se iniziassi dalle cose semplici per smarcare un po’ di task della mia lista e ritrovarmi con meno to-do da completare mi prendermi in giro, perché mi costringerei a dedicarmi alle attività più complesse con meno energie e tempo a disposizione.

Il trucco è tutto nell’iniziare. Nell’avere la volontà di iniziare. Spesso ci ritroviamo a fare per prime le cose più facili per il semplice fatto che questo ci consente di rimandare quelle che richiedono un maggior impegno. Con le conseguenza che ti ho appena descritto. Oppure perché vorremmo avere meno cose sulla nostra lista per ridurre lo stress che la lunghezza di questa ci genera. Ti domando: non saresti più stressato nel sapere che alle 4 di pomeriggio devi ancora lavorare sulla cosa più difficile e impegnativa della giornata?